Fakturering – Slik lager du en effektiv faktura

Enten du er en bedriftseier eller en selvstendig næringsdrivende, er du sannsynligvis godt kjent med hva en faktura er – enten sender du den selv eller lar din regnskapsfører ta seg av det. Men hos Collectia får vi ofte spørsmål om hvordan man lager en god faktura, og vi ser også behovet blant våre kunder, uansett størrelse, for å få dette oppfrisket fra tid til annen. Dessverre har mange fakturaer feil, noen ganger så alvorlige at fakturaen ikke er juridisk gyldig, og dette kan gjøre inkassoprosessen vanskelig eller til og med umulig.

Hva er en faktura?

En faktura er et dokument med et betalingskrav, vanligvis fra en næringsdrivende. Fakturaen inneholder grunnleggende informasjon om hva du har kjøpt og hvor mye du har kjøpt av en spesifikk vare eller tjeneste.

Fakturaen brukes også av privatpersoner som dokumentasjon for sitt kjøp, slik at de kan opprettholde og bevise kjøpet sitt i tilfelle klager eller garantier på produktet.

For bedrifter brukes fakturaen også til å opprettholde deres reklamasjons- og garantirettigheter, samt for å dokumentere kjøpet for regnskapet. Bedrifter bruker en faktura for å bokføre de kjøpene som er gjort og få eventuelle avgifter og moms refundert.

Sist, men ikke minst, brukes en faktura også av selgeren for å dokumentere sitt salg og omsetning. Videre er fakturaen også en viktig dokumentasjon i tilfelle en kjøper ikke betaler, da den gjør det mulig for et inkassoselskap å kreve inn penger basert på et dokumentert krav, som spesifiserer hva som er solgt og hvor mye.

Med andre ord har en faktura mange viktige bruksområder, både for kjøperen og selgeren.

Her kan du laste ned en gratis fakturamal

Krav til en faktura

Som nevnt ovenfor er fakturaen et viktig dokument for å dokumentere et kjøp, både for kjøperen og selgeren. Men det mange kjøpere og selgere ikke vet, er at det er få, men svært strenge krav til en faktura. Disse kravene MÅ overholdes hvis kjøperen for eksempel ønsker å få fradrag for momsen på en faktura.

Det er ingen grunnleggende krav eller regler for hvordan en faktura skal se ut grafisk sett, og med andre ord finnes det ingen offisiell mal for utformingen av en faktura.

Regler for hva en faktura skal inneholde finner du i bokføringsloven og bokføringsforskriften. 

Men la oss oppsummere de viktigste kravene: 

• Selgers navn
• Det må stå Foretaksregisteret på faktura om du som kreditor er et AS, ASA eller NUF
• Selgers kontaktopplysninger (adresse, evt. telefonnummer)
• Betalingsopplysninger
• Organisasjonsnummer / MVA-nummer
• Kjøpers navn
• Kjøpers adresse
• Eventuelt kjøpers organisasjonsnummer

I tillegg er det krav til selve produktlinjene:

• Produktets art
• Mengden av produktet
• Salgsdato
• Tid og sted for levering
• Pris per enhet
• Total pris (med mva spesifisert i NOK)
• Fakturadato
• Betalingsdato

Konsekvenser av en dårlig faktura

Heldigvis har mange god kontroll på formalitetene rundt fakturaen, og hvis du bruker et vanlig regnskapsprogram som for eksempel Visma eAccounting, Tripletex, PowerOffice Go eller Xledger, har du sannsynligvis de beste forutsetningene for å overholde kravene og reglene som er satt.

Men til tross for dette, glemmer mange fortsatt å bruke den nødvendige tiden på å oppgi all informasjonen fullstendig og korrekt – både når det gjelder enkle ting som kjøpers informasjon og hvilke varer som er solgt.

Dette kan få store konsekvenser for deg som kreditor. Feil eller manglende informasjon om en kunde kan føre til at det blir umulig å kreve inn pengene via et inkassoselskap, hvis du ikke vet hvem du har solgt produktene til. Videre kan du som selger og kjøper ha vanskeligheter med å opprettholde muligheten for fradrag, for eksempel for avgifter og moms, i tilfelle manglende eller feilaktige satser.

Collectias råd til en god faktura

Vi anbefaler naturligvis at du til enhver tid følger de gjeldende reglene for en faktura. Hvis du allerede bruker et vanlig regnskapsprogram som Visma eAccounting, Tripletex eller PowerOffice Go, følger du sannsynligvis allerede reglene og kravene, så lenge du har fylt ut alle feltene. Hvis du ikke har fylt ut alle feltene, bør du gå gjennom om du mangler deler av disse, eventuelt sammen med din regnskapsfører eller revisor.

Vi anbefaler på det sterkeste at flere bedrifter sørger for at fakturaene deres ikke bare overholder de vanlige kravene og reglene, men også at man blir bedre til å fylle ut så mye av kjøpers kontaktinformasjon som mulig. Ofte ser vi en faktura, bare merket med for eksempel «Anders, Oslo», noe som gjør det umulig å kreve inn en ubetalt faktura basert på dette. Hvis du ikke har annen informasjon enn kanskje bare et navn og en by, bør du skaffe dette før du sender fakturaen til kunden. Vårt minimumskrav er at du ALLTID har:

• Kjøpers fulle navn
• Kjøpers fulle adresse (gateadresse, husnummer, postnummer og by)
• Eventuelt kjøpers organisasjonsnummer
• Kjøpers telefonnummer

Også når det gjelder de solgte varene, er det en god idé å se om du kan forbedre deg her også. Jo bedre du er til å beskrive og dokumentere hva du har solgt og når, jo lettere er det også for deg som kreditor når fakturaen ikke blir betalt.